Thu âm tổng đài điện thoại - Giải pháp nâng tầm chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp

Thu âm tổng đài điện thoại là gì?

Thu âm tổng đài điện thoại là quá trình thu âm lời thoại và giọng nói được phát tự động trên hệ thống tổng đài của doanh nghiệp. Bản thu âm này được dùng để:

• Chào khách hàng khi họ gọi đến.

• Hướng dẫn bấm phím theo chức năng.

• Thông báo giờ làm việc – ngoài giờ.

• Nhắc khách hàng giữ máy khi chờ kết nối.

• Truyền tải thông tin quảng bá sản phẩm/dịch vụ.

• Giới thiệu thương hiệu một cách ngắn gọn.

Ngày nay, hầu hết doanh nghiệp đều sử dụng tổng đài tự động như: 1800, 1900, SIP, IP Phone, PBX… nên việc có một lời chào tổng đài chuyên nghiệp là điều bắt buộc.

Vì sao doanh nghiệp cần thu âm tổng đài điện thoại chuyên nghiệp?

Một bản thu âm tổng đài tưởng đơn giản nhưng lại góp phần rất lớn trong việc định hình hình ảnh doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do bạn nhất định phải đầu tư:

Là “bộ mặt thương hiệu” đầu tiên của doanh nghiệp.

Khách hàng nghe lời chào tổng đài trước khi gặp nhân viên → Đây chính là ấn tượng ban đầu.
Giọng nói chuyên nghiệp, rõ ràng giúp:

• Tạo sự tin tưởng.

• Tăng mức độ hài lòng.

• Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp hiện đại, uy tín.

Tối ưu trải nghiệm khách hàng.

Một lời chào tổng đài được thu âm bài bản giúp:

• Khách hàng dễ dàng bấm phím và kết nối đúng bộ phận.

• Rút ngắn thời gian chờ đợi.

• Hạn chế sự nhầm lẫn khi liên hệ.

Các nghiên cứu cho thấy trải nghiệm tổng đài tốt giúp tăng 25–40% tỷ lệ giữ chân khách hàng.

Giảm tải công việc cho nhân viên CSKH.

Nhiều câu hỏi lặp lại có thể được đưa vào lời thoại tổng đài:

• Giờ làm việc.

• Thông tin dịch vụ.

• Chính sách.

• Hướng dẫn cơ bản.

Điều này giúp bộ phận CSKH giảm bớt thời gian xử lý.

Tận dụng tổng đài để quảng bá sản phẩm.

Lời chào tổng đài là kênh quảng cáo miễn phí nhưng rất hiệu quả:

• Giới thiệu sản phẩm mới.

• Thông báo khuyến mãi.

• Cập nhật dịch vụ nổi bật.

Tỷ lệ khách hàng nghe hết lời thoại tổng đài thường cao hơn 75%, giúp tăng khả năng chuyển đổi.

Yếu tố tạo nên bản thu âm tổng đài điện thoại chất lượng.

Một bản thu âm tổng đài chuẩn không chỉ nằm ở giọng đọc mà là sự kết hợp của nhiều yếu tố.

Giọng đọc phải phù hợp với ngành nghề.

Lựa chọn giọng đọc là bước rất quan trọng. Mỗi ngành nghề phù hợp với một phong cách giọng khác nhau:

Chọn sai giọng đọc có thể khiến thương hiệu mất đi sự chuyên nghiệp.

Kịch bản rõ ràng, dễ hiểu, truyền tải đúng trọng tâm.

Kịch bản thu âm tổng đài cần:

• Ngắn gọn.

• Dễ nghe.

• Không dài dòng.

• Truyền tải đúng thông tin quan trọng

Một kịch bản chuẩn thường bao gồm:

• Lời chào.

• Giới thiệu doanh nghiệp.

• Hướng dẫn nhấn phím.

• Thông báo khi máy bận.

• Thông báo ngoài giờ.

• Khuyến mãi (nếu có).

Nhạc nền nhẹ nhàng – không lấn giọng.

Nhạc nền chiếm 30% trải nghiệm tổng đài.
Nhạc phải:

• Nhẹ

• Không lời

• Không gây áp lực

• Tạo cảm giác chuyên nghiệp

Radio Ad sử dụng kho nhạc nền bản quyền phù hợp với nhiều phong cách doanh nghiệp.

Thiết bị thu âm – phòng thu đạt chuẩn.

Một bản thu âm tốt cần được thực hiện trong:

• Phòng thu cách âm.

• Micro condenser chuyên nghiệp.

• Sound card thu âm cao cấp.

• Phần mềm xử lý âm thanh bản quyền.

Nhờ đó, giọng đọc sẽ:

• Rõ ràng.

• Không nhiễu.

• Không vọng.

• Âm lượng đồng đều.

Radio Ad – Đơn vị thu âm tổng đài điện thoại uy tín hàng đầu

Với kinh nghiệm hơn 15 năm trong lĩnh vực thu âm – lồng tiếng, Radio Ad sở hữu năng lực mạnh mẽ trong việc sản xuất âm thanh doanh nghiệp.

Kho giọng đọc khổng lồ – 3 miền Bắc – Trung – Nam.

Radio Ad cung cấp hơn 150+ giọng đọc, đáp ứng mọi nhu cầu:

• Nữ chậm – trầm – nhẹ.

• Nam ấm – khỏe – rõ ràng.

• Giọng miền Bắc – Trung – Nam.

• Giọng trẻ – trung niên – đứng tuổi.

• Giọng tiếng Anh.

• Người bản xứ: Mỹ, Anh, Úc, Pháp, Nhật, Trung Quốc…

Quy trình thực hiện thu âm tổng đài tại RadioAd

Bạn đang cầntìm dịch vụ thu âm tổng đài giá rẻ, thu âm lời chào tổng đài, lồng tiếng, thu âm quảng cáo điện thoại... Lúc này bạn hãy gọi ngay tới Hotline: 0989 612 668 để được tư vấn nhanh nhất về dịch vụ của chúng tôi.

Bước 1: Nếu đã có kịch bản, Khách hàng gửi nội dung tới mail: lienhe.radioad@gmail.com và nhận thông tin báo giá kèm tư vấn chỉnh sửa kịch bản nến cần. Nếu quý khách chưa có kịch bản, thì gửi thông tin chính về sản phẩm, dịch vụ để RadioAd lên kịch bản và báo giá tới quý khách.
Bước 2: Thống nhất chi phí và kí hợp dịch vụ đồng dịch vụ thu tổng đài, thu âm lời chào tổng đài (nếu cần).
Bước 3: Thanh toán chi phí theo hình thức chuyển khoản, hoặc trực tiếp.
Bước 4: Chốt nội dung kịch bản thu âm lồng tiếng lần cuối và tiến hành thu âm, chỉnh sửa, ghép nhạc.
Bước 5: Nhận file thu âm tổng qua email hoặc có thể coppy file trực tiếp theo yêu cầu của khách hàng (sẽ có 2 đến 3 phương án mix nhạc để khách hàng lựa chọn) thu âm quảng cáo điện thoại, dịch vụ thu âm tổng đài, thu âm lồng tiếng,..